この記事はファシリテーター Advent Calendar 2017 - Adventar7 日目の記事です。
はじめに
（たまには技術系じゃないことも書いてみようかな。。。）
私はグローバルチームで働いている隠れファシリテーターです。 今日は、私がミーティングを発起する際に事前に注意しているポイントを並べていきます。
ちなみに、ここでのミーティングとはソフトウェア開発において、何らかの決定するような種類のミーティングで、アイデアを出す種類のオープンなミーティングではありません。
それでは、Here we go!
目次
いいミーティングをデザインするための心得
事前にアジェンダと資料を共有する
この目的は、ミーティングの時間を短くすることと、参加者の目線を合わせることです。
アジェンダはどんなトピックを議論するのか、資料はそこで提案される内容など事前に知ることができます。 ミーティングが始まってから資料を共有することもあるかと思いますが、この資料に目を通すだけでも時間がかかってしまいますので、この時間を節約する上でも有効です。
よくあるパターンとして時間ギリギリまで長い文字だけで書かれた資料作成して、始まってから共有するということがあります。 この場合は読んで理解するプロセスが必要で時間もかかりますし、そのプロセスを省略した場合、そもそも議論が頭に入ってこなくなったりします。
人によっては少し考えて意見を言いたい人もいますし、代替え案を提示するために準備の時間が欲しい人もいるでしょう。 事前にいろいろと共有することは、それだけでもミーティング開始時点から議題に集中して議論できる可能性が高くなるので有効だと思います。
時間内に収まるサイズにアジェンダを設計する
ここで「設計」という言葉を使いましたが、アジェンダの作成はミーティングの「場」がどうなるかを予測しながら組み立てる、まさしく「場の設計」という作業だと思います。
人は終わる見込みが到底ないものには諦めて手を抜いてしまいがちなのに対し、もう少しで終わりそうというものには、無理をしてでも終わらせようとする傾向があると思います。
私はアジェンダをこの「ギリギリ終わる」か「少し余裕がある」状態に設計するようにしています。
どうしても収まりそうにない場合は、事前にメンバーに関連する質問をチャットなどでしておいて、議論の核心でないものをそぎ落してスリムにしておきます。 この過程で、そのまま結論に至りミーティングをしないということも多々あるので非常に有効な手段だと思います。
アジェンダにはタイムスケジュールを載せる
アジェンダを作成する際に大事なことは、タイムスケジュールをあらかじめ決めておくことです。 アジェンダで議題だけ列挙しただけでは、どの議論がどのくらいの時間を使って議論されるかを予想できていません。 これでは特定の話題で話が盛り上がったときに、この先順調にミーティングが推移しているのかが判断できません。
私はタイムスケジュールをあらかじめ決めておいて、特定の話題で時間がオーバーしそうな場合、参加者に対して議論を続けるか、ひとまず結論を出して次の話題に取り掛かるか問いかけるようにしています。
時間を守ること
時間通りに始まり、時間通りに終わる。
当然のことですが、ミーティングはそれぞれの参加者の時間を奪って成立しています。 時間通りに始まり終わりましょう。
特に海外のエンジニアは「時間＝有限な資源」という当たり前の感覚をしっかりと持っているので、ミーティングの時間が伸びてプライベートな時間に食い込むことを本当に嫌がります。
個人的にはミーティングにタイムキーパーを専任で置いた方がいいと思います。
決まらないことを恐れない
ミーティングを時間内に納めようとした時に起こるのが、アジェンダを最後まで消化できなかった時や、議論が迷走して結論に至れなかった時です。
そんな時は無理に延長せず、「決まらない・合意できない」ことを合意しましょう。 そんな時はまた仕切り直しです。
まとめ
個人的に気をつけていることをつらつらと書いてみました。
私の英語力はそれほど高くないので、話があまりややこしくならないように、事前準備を入念にする必要がありました。 が、あまりグローバルに限ったことではないですよね。。。はは。
個人的には最終的にミーティングをしないことが「最高のミーティングデザイン」だと思います。